il lavoro che fai e non fatturi: come segnare ore e materiali in 2 minuti dal telefono

Un idraulico di Serravalle mi ha detto una frase che sento spesso: "Io fatturo tutto". Poi abbiamo guardato insieme la settimana appena passata. Un raccordo cambiato durante un'altra chiamata, tre quarti d'ora in più su un bagno perché il muro era diverso dal previsto, una corsa dal fornitore per un cliente. Niente di tutto questo era in una fattura.

Non è disonestà e non è distrazione. È che quelle cose si segnano dopo, e dopo non arriva mai.

Non è che dimentichi di fatturare, è che segni la sera

Quando finisci un intervento, la testa è già sul prossimo. Ti dici che stasera apri il quaderno e metti tutto in ordine. Stasera hai una figlia da portare a danza, un preventivo da chiudere e una fattura da mandare entro domani.

Quello che passa dalla memoria si perde. Non subito: dopo quattro ore. La mezz'ora in più diventa "poca roba", il pezzo da 12 euro diventa "vabbè", la corsa dal fornitore non esiste nemmeno più come pensiero.

Il punto è che non stai perdendo un dato: stai perdendo soldi già guadagnati. Il lavoro l'hai fatto, la benzina l'hai messa, il pezzo l'hai pagato tu.

Le cose che sparisono più spesso

Quasi tutte le attività perdono le stesse voci. Guarda se ti riconosci:

• Le mezz'ore in più. Il lavoro previsto in due ore ne ha prese due e mezza. Fatturi due, perché il preventivo diceva due.
• I pezzi piccoli. Guarnizioni, viti, silicone, una lampada, del nastro. Costano poco uno alla volta e diventano una cifra seria in un mese.
• Le uscite non previste. La corsa dal fornitore, il secondo giro perché il cliente non c'era, il sopralluogo per una cosa che poi era chiara al telefono.
• Il lavoro fatto "di cortesia". Ci metti dieci minuti e lo fai volentieri. Va bene farlo: va segnato comunque, anche se decidi tu di regalarlo. Sapere quanto regali all'anno è un'informazione, non una sgarberia.
• Le telefonate lunghe. Mezz'ora al telefono a spiegare a un cliente come funziona una cosa è consulenza, e per molti mestieri è la parte più preziosa.

Due minuti sul posto, non la sera al computer

L'unico momento in cui segni davvero è quando sei ancora lì, con le mani ancora sporche, prima di salire in macchina. Quindi il metodo deve stare in due minuti e in una mano.

Serve poco: quattro informazioni fisse, sempre le stesse, sempre nello stesso ordine. Cliente, cosa hai fatto in cinque parole, ore, materiali. Basta un foglio condiviso aperto sul telefono con quattro colonne, un messaggio in una chat dedicata solo a questo, o un piccolo programma se siete in più persone.

Se vuoi fare ancora meno, usa la voce: un messaggio vocale di venti secondi in una chat che si chiama "da fatturare". "Rossi, sostituito raccordo sotto il lavello, un'ora e mezza, un raccordo da 14 euro." Poi una volta a settimana quei vocali diventano righe.

La regola che regge è una sola: si segna prima di salire in macchina. Non a fine giornata, non domani mattina. Prima di salire in macchina.

Il conto di quello che lasci sul tavolo

Questi sono ordini di grandezza, non promesse, e cambiano molto in base al mestiere e a quanto batti la giornata.

Prendiamo un artigiano che fa sei interventi a settimana. Su ognuno perde mediamente venti minuti non segnati e 8 euro di materiali. Sono due ore a settimana e 48 euro di pezzi.

Su un mese: circa 8 ore e 200 euro di materiali. Se l'ora la fatturi 35 euro, sono 280 euro di lavoro più 200 di pezzi. Circa 480 euro al mese, quasi 5.800 euro in un anno. Su un'attività che fattura 90.000 euro l'anno è più del 6 per cento, tutto già lavorato e già pagato di tasca tua.

Se siete in tre a lavorare fuori, moltiplica. Ed è una cifra che non richiede un cliente nuovo, una pubblicità, un prezzo più alto: richiede due minuti prima di salire in macchina.

Se lavorate in più persone, deve essere semplice per il più distratto

Il metodo lo scegli tu ma lo usa chi è in cantiere. Quindi si giudica dal più distratto della squadra, non da te.

Due cose fanno la differenza. La prima: nessuna scelta da fare. Se il campo "tipo di intervento" ha nove voci in un menu, quel campo resterà vuoto. Meglio un testo libero di cinque parole. La seconda: una conferma visibile. Se chi segna vede la riga comparire, sa di aver fatto la cosa; se sparisce in un programma che non gli restituisce niente, smette dopo una settimana.

E una volta al mese fate due minuti insieme guardando il totale segnato. Non per controllarsi: per vedere il numero. Quando un ragazzo vede che le sue righe valgono 900 euro di lavoro, il mese dopo le segna tutte.

In pratica, oggi

1. Apri una chat nuova sul telefono e chiamala "da fatturare". Anche solo con te stesso. Il prossimo lavoro che finisci, mandaci un vocale di venti secondi prima di salire in macchina.
2. Ricostruisci la settimana appena passata e segna quello che hai fatto e non hai fatturato. Ore e pezzi. Quel numero è il motivo per cui vale la pena.
3. Decidi le quattro informazioni fisse che vanno segnate ogni volta e scrivile su un biglietto in furgone. Cliente, cosa, ore, materiali: se ne aggiungi una quinta, iniziate già a saltarle.

Non serve un sistema complicato: serve che il gesto duri meno di due minuti e succeda sul posto. Il lavoro l'hai già fatto, l'unica cosa che manca è scriverlo.

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