gli stessi dati scritti tre volte: come smettere di ricopiare (e recuperare 8 ore al mese)

Uno studio tecnico di Cattolica mi ha fatto vedere come nasce una pratica. Il cliente compila un modulo cartaceo al banco. La segretaria lo riscrive in un foglio di calcolo per tenere l'elenco. Poi gli stessi dati finiscono nel programma del catasto. Poi, a fine mese, nome e indirizzo vengono riscritti un'altra volta nel programma delle fatture.

Quattro volte lo stesso nome. Nessuno lo considerava un lavoro, perché nessuno l'aveva mai contato.

Ricopiare non sembra lavoro, ma paghi lo stipendio per farlo

Il tempo passato a riscrivere informazioni che esistono già è il lavoro più invisibile che c'è. Non si vede in nessun costo, non finisce in nessun preventivo, e nessuno si lamenta perché si è sempre fatto così.

Ma è tempo pagato. Se una persona spende un'ora al giorno a spostare dati da un posto all'altro, quell'ora è nello stipendio, ogni mese, per sempre.

E c'è il secondo costo, quello che fa più danni: gli errori. Quando riscrivi un indirizzo a mano trenta volte, due o tre volte sbagli. Una cifra nel codice fiscale, un numero civico, un importo con una virgola spostata. Ognuno di quegli errori genera una telefonata, una correzione, a volte una fattura da rifare. Il tempo di rimediare a un dato sbagliato è dieci volte quello che serviva a inserirlo bene.

Prima di sistemare, disegna il giro che fa un'informazione

Non serve niente di tecnico. Prendi un foglio e segui un dato per tutta la sua vita: il nome di un cliente, oppure un importo.

Parti da dove entra la prima volta — una telefonata, un modulo, una mail, un messaggio. Poi scrivi ogni posto in cui quello stesso dato viene scritto di nuovo: agenda, foglio di calcolo, programma di fatturazione, documento di consegna, foglio di cantiere, gestionale.

Quasi tutte le attività, la prima volta che fanno questo esercizio, trovano tra i tre e i cinque punti di riscrittura. Alcuni sono inevitabili. Molti no: esistono solo perché due programmi non si parlano e la persona in mezzo fa da ponte.

Il punto di ingresso unico: una sola volta, il più presto possibile

La regola che risolve la maggior parte dei casi è una sola: ogni informazione si scrive una volta, nel punto più vicino a dove nasce, e da lì si muove da sola.

Nel caso dello studio tecnico, il punto più vicino a dove nasce il dato è il cliente stesso. Se il modulo cartaceo diventa un modulo online — compilato al banco su un tablet, oppure mandato via messaggio prima dell'appuntamento — il dato entra già scritto, già leggibile, già pronto a essere usato.

Da quel modulo l'informazione può finire da sola in un elenco condiviso, e da quell'elenco nel programma delle fatture. La segretaria non riscrive più niente: controlla. È un lavoro diverso, dura un quinto del tempo e trova gli errori invece di crearli.

Tre cose da decidere prima di collegare qualsiasi cosa:

• Chi è il proprietario del dato. Se l'indirizzo giusto è quello sul programma delle fatture, quello è la fonte. Gli altri posti lo leggono, non lo correggono.
• Cosa succede quando qualcosa non torna. Un campo vuoto, un codice fiscale sbagliato: deve fermarsi e avvisare qualcuno, non passare avanti in silenzio.
• Chi controlla, e quando. Cinque minuti al giorno su quello che è entrato è sufficiente, purché sia il compito di una persona precisa.

Il conto delle ore, fatto con numeri che puoi verificare

Ordini di grandezza, non promesse: dipende da quante pratiche fai e da quanti passaggi hai.

Lo studio tecnico chiude circa 25 pratiche al mese. Per ognuna, tra le quattro riscritture, contavamo circa 14 minuti di puro ricopiare: 350 minuti al mese, quasi sei ore.

Poi ci sono gli errori. Su 25 pratiche, due o tre hanno un dato sbagliato da correggere. Ogni correzione porta via una mezz'ora tra telefonata al cliente, modifica e documento rifatto: un'ora e mezza al mese, a essere ottimisti.

Totale: circa sette o otto ore al mese, una giornata di lavoro piena. A 18 euro l'ora di costo pieno sono più o meno 140 euro al mese, 1.700 euro l'anno. Il modulo online e i due collegamenti, in un caso come questo, si pagano da soli nel primo anno e poi restano.

Ma il numero che ha convinto il titolare non era quello dei soldi. Era che la segretaria, con quelle otto ore, poteva richiamare i clienti in attesa di preventivo invece di trascrivere nomi.

Tre trappole in cui si cade quando si automatizza

Automatizzare un giro sbagliato. Se il passaggio è fatto male a mano, collegarlo lo rende solo più veloce nel produrre problemi. Prima si semplifica il giro, poi si collega.

Tenere aperta la vecchia strada in parallelo. "Per sicurezza compiliamo anche il foglio come prima." Dopo un mese avrai due elenchi diversi e nessuno saprà quale è giusto. Quando il nuovo giro parte, il vecchio si chiude.

Partire da tutto invece che da un pezzo. Il progetto che collega sei programmi insieme non arriva mai in fondo. Il collegamento che prende un modulo e lo scrive in un elenco funziona in due settimane e ti fa capire se la strada è quella.

In pratica, oggi

1. Segui un dato per tutta la sua vita, su un foglio. Prendi il nome di un cliente e scrivi tutti i posti in cui viene riscritto. Il foglio finito ti dice da dove partire senza bisogno di altre analisi.
2. Conta i minuti per una settimana. Ogni volta che qualcuno riscrive qualcosa che esiste già, una riga e i minuti. Al venerdì moltiplica per quattro: quel numero è il tuo vero costo.
3. Trasforma il modulo più usato in un modulo online. Anche gratis, anche fatto in mezz'ora. Fallo compilare al cliente o al banco su un tablet: il dato entra scritto una volta sola, e da lì in avanti tutto è più facile.

Non è un lavoro da fare in un colpo solo e non c'è bisogno che sia perfetto. Toglierti un punto di riscrittura su quattro, questo mese, sono già due ore che tornano indietro ogni mese.

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