gestionale pronto o su misura: 5 domande e un conto per non sbagliare

Uno studio tecnico di Cattolica paga 190 euro al mese per un programma che, di tutto quello che sa fare, usa tre schermate. Le altre le hanno guardate una volta al primo mese. I disegni li tengono comunque in una cartella condivisa a parte, perché nel programma caricarli è una cosa lenta.

Non è un programma sbagliato. È un programma fatto per uno studio con quindici persone, comprato da uno studio che ne ha tre.

Il programma pronto non è peggio, è fatto per qualcun altro

Un gestionale pronto costa poco al mese, parte subito e qualcuno lo aggiorna per te. Sono tre vantaggi veri e non vanno buttati via per partito preso.

Il problema è un altro: è costruito sulla media di migliaia di attività. Se il tuo modo di lavorare somiglia a quella media, ci stai dentro comodo. Se hai una cosa tua — un ciclo di lavorazione strano, un modo di fatturare particolare, un pezzo di lavoro che fa solo il tuo settore — lì il programma pronto ti chiede di piegarti tu.

E quasi sempre finisce che ti pieghi a metà: usi il programma per le cose che gli tornano e tieni un foglio di calcolo a parte per le tue. Doppio lavoro, pagato al mese.

Le cinque domande da farti prima di guardare i prezzi

Prima di farti mandare i preventivi, rispondi a queste. Con carta e penna, dieci minuti.

• Quali sono le tre cose che devo registrare ogni giorno? Non quelle che potrebbero servire: quelle di ogni giorno. Ore, materiali, interventi, appuntamenti, incassi. Tre, non dodici.
• Chi le registra e con cosa in mano? Se chi inserisce i dati è in cantiere con le mani sporche e un telefono in tasca, il programma deve funzionare su quel telefono. Tutto il resto viene dopo.
• Qual è il lavoro che rifaccio due volte? Il preventivo copiato a mano nella fattura, l'ora segnata sul quaderno e poi ribattuta al computer. Quello è il punto dove un programma ti restituisce tempo vero.
• Cosa devo poter tirare fuori a fine mese? Una cosa sola, quella che oggi ti costa mezza giornata: le ore per cliente, i materiali per cantiere, gli incassi per reparto.
• Chi altro deve entrarci e cosa può vedere? Il commercialista, un dipendente, tua moglie che fa le fatture. Se tutti vedono tutto e nessuno ha un accesso suo, prima o poi hai un problema.

Se il programma pronto che stai guardando risponde bene a queste cinque, compralo e non pensarci più.

Il conto su tre anni, che è l'unico che conta

Questi sono ordini di grandezza, non promesse, e dipendono dal mestiere e da quanta gente lavora con te.

Programma pronto: 150 euro al mese sono 5.400 euro in tre anni. Aggiungi la messa in piedi iniziale, diciamo 600 euro, e due giornate tue per capirlo e sistemare i dati. Si sta intorno ai 6.000 euro.

Programma su misura, fatto su due o tre cose precise: 7.000 euro una volta sola, più 300 euro l'anno per tenerlo in piedi. In tre anni sono circa 7.900 euro.

A prima vista il pronto costa meno. Poi si aggiunge il pezzo che quasi nessuno mette nel conto: il tempo del doppio lavoro. Se tu o un tuo collaboratore spendete tre ore a settimana a ricopiare dati da un posto all'altro, in tre anni sono più di 450 ore. Anche contandole 20 euro l'ora, sono 9.000 euro di lavoro che nessuno ti paga.

Il gestionale non si sceglie sul canone mensile, si sceglie sul tempo che ti ridà. Se il pronto ti copre il lavoro senza fogli di calcolo a parte, vince facile. Se ti lascia fuori la parte che ti fa perdere tre ore a settimana, il conto si ribalta già dentro il primo anno e mezzo.

Quando conviene il pronto e quando conviene il su misura

Il pronto conviene quando il tuo lavoro è standard, quando devi partire in due settimane, quando non sai ancora bene cosa ti serve. In quest'ultimo caso è anche il modo più economico di scoprirlo: sei mesi di canone ti insegnano quali schermate usi davvero.

Il su misura conviene quando hai già capito dove perdi tempo, quando hai un modo di lavorare che non somiglia a quello degli altri del tuo settore, quando il numero di persone che devono usarlo cresce e ogni nuovo accesso sul programma pronto ti costa un altro pezzo di canone.

C'è anche la strada in mezzo, che per molte attività è la più sensata: tieni il programma pronto per fatture e contabilità, e fai su misura solo il pezzo tuo, quello che oggi vive su un foglio di calcolo. Costa meno di tutto il resto e risolve la parte che brucia.

In pratica, oggi

1. Scrivi le tre cose che registri ogni giorno e accanto a ciascuna chi le registra e con cosa in mano. Mezzo foglio, dieci minuti.
2. Apri il programma che paghi adesso e conta le schermate che usi in una settimana. Se sono meno di quattro, stai pagando un vestito di tre taglie più grande.
3. Cronometra il doppio lavoro una volta. La prossima volta che ricopi dati da un posto all'altro, guarda l'orologio prima e dopo. Quel numero, moltiplicato per le volte al mese, è il tuo vero motivo per cambiare o per restare.

La domanda giusta non è quale programma è migliore, ma quale ore ti restituisce. Fai il conto su tre anni e la risposta di solito si vede da sola.

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