finisce sempre quello che serve: come tenere d'occhio le scorte senza contarle a mano

In una ferramenta di Dogana il titolare mi ha detto una frase che vale più di qualsiasi analisi: "Le cose che finiscono sono sempre le stesse venti". Le sapeva a memoria. Eppure finivano comunque, perché le sapeva a memoria e la memoria era occupata da altro.

Il problema non era il magazzino. Era che il segnale di riordino stava nella sua testa, e la sua testa quel giorno era al banco con tre clienti.

Non ti serve sapere quanto hai di tutto

Quasi tutti i tentativi di mettere ordine nelle scorte muoiono nello stesso punto: si parte dall'inventario completo. Tre settimane di lavoro, un foglio con ottocento righe, e dopo un mese quel foglio non corrisponde più a niente.

Il magazzino completo serve a fine anno, per i conti. Per non restare senza, serve un'altra cosa: una lista corta di articoli sorvegliati e un segnale che parte da solo.

Su tutto il resto puoi continuare a fare come hai sempre fatto, senza sensi di colpa.

La lista corta: quali articoli ti fanno perdere il cliente quando mancano

La lista non si fa a memoria e non si fa a sentimento. Si fa con tre domande, e ogni articolo che risponde sì a una delle tre ci entra.

• Quando manca, il cliente va da un altro? La vite speciale, il filtro di quel modello, il colore di smalto che chiedono tutti. Non è quello che vendi di più: è quello che se manca ti porta via la vendita intera.
• Quando manca, blocca un lavoro già iniziato? I materiali di consumo, la guarnizione, il tubo. Costano due euro e ti fermano una giornata.
• Quando manca, devi pagare una consegna urgente? Se la risposta è sì, il costo di quel vuoto lo conosci già in euro.

Con queste tre domande la lista viene fuori tra i dieci e i trenta articoli, anche per un'attività con migliaia di codici. Scrivila. Non una tantum: scrivila e tienila.

Il livello minimo è il numero che decide al posto tuo

Per ogni articolo della lista serve un solo numero: la quantità sotto la quale si ordina, senza discutere.

Si calcola in trenta secondi. Quanti pezzi consumi in una settimana normale, per quante settimane devi aspettare il fornitore, più una settimana di margine.

Esempio concreto: consumi otto guarnizioni a settimana, il fornitore consegna in due settimane. Otto per due fa sedici, più otto di margine: il minimo è ventiquattro. Quando scendi a ventiquattro ordini, e non ti chiedi se è il momento giusto.

Questo numero fa una cosa importante: toglie la decisione. Finché il riordino è una valutazione, dipende da come ti gira quel giorno. Quando è una soglia, succede sempre.

Il controllo che non richiede di contare: il segnale dentro lo scaffale

Qui c'è il pezzo più utile di tutto l'articolo, e non costa niente.

Vai allo scaffale, conta una volta sola i pezzi che corrispondono al livello minimo, e infila un cartoncino colorato proprio in quel punto della fila. Sopra il cartoncino scrivi nome dell'articolo, fornitore e quanti pezzi ordinare.

Da quel momento non conti più niente. Quando arrivi al cartoncino, lo vedi. Lo tiri fuori, lo metti in una scatola vicino alla cassa, e la scatola è la tua lista degli ordini della settimana. Quando la merce arriva, il cartoncino torna al suo posto nella fila.

Funziona perché sposta il controllo dalla memoria all'occhio, e perché chiunque lavori con te capisce il metodo in dieci secondi senza formazione. Vale per scaffali, ripiani, frigoriferi, scatole di materiale di consumo.

Per quello che non sta in fila — liquidi, sacchi, sfusi — l'equivalente è un segno con il pennarello sul contenitore, o il barattolo di riserva tenuto separato: quando apri la riserva, ordini.

Quando conviene passare a qualcosa che avvisa da solo

Il cartoncino regge fino a un certo punto. Da un certo punto in poi serve che il numero si aggiorni quando vendi, non quando guardi.

Conviene pensarci quando succede una di queste cose:

• Gli articoli sorvegliati sono più di trenta e la scatola dei cartoncini diventa un secondo lavoro.
• Chi vende non è chi ordina, e il passaggio di informazione si perde.
• Hai due punti vendita o un magazzino separato, e ti servono le quantità di entrambi senza telefonare.
• Vendi anche online, e un articolo esaurito nel negozio resta acquistabile sul sito.

In questi casi il pezzo che serve non è "un gestionale" in generale: è la registrazione della vendita che abbassa la quantità, più una soglia per articolo, più un avviso che arriva a chi ordina. Anche solo quello, collegato alla cassa che già usi, cambia la giornata. E la lista dei fornitori con i tempi di consegna dentro lo stesso posto ti fa ordinare in cinque minuti invece di venti.

Il conto del pezzo che manca

Questi sono ordini di grandezza, non promesse, e cambiano completamente da attività ad attività. Ma il conto è tuo e lo puoi rifare stasera.

Prendiamo un negozio con quattro o cinque vuoti a settimana sugli articoli importanti. Fanno circa diciotto vendite mancate al mese. Se lo scontrino medio su quelle vendite è 35 euro, sono circa 630 euro al mese che non entrano.

Aggiungi le consegne urgenti: quattro al mese con 18 euro di spedizione fanno 72 euro. E aggiungi il tempo, che non si vede: mezz'ora a settimana di telefonate al fornitore per correre dietro a quello che manca, due ore al mese.

Dall'altra parte, il costo del metodo: due ore per fare la lista e i cartoncini la prima volta, dieci minuti a settimana per svuotare la scatola e ordinare.

Non recupererai tutto: qualche vuoto ci sarà sempre e qualche cliente avrebbe comprato un'altra cosa. Ma anche recuperandone metà, il conto si chiude in favore del cartoncino il primo mese.

In pratica, oggi

1. Scrivi i quindici articoli che ti fanno perdere la vendita quando mancano. A penna, dietro una fattura. Se ne vengono venti va bene, se ne vengono ottanta ne hai scelti troppi.
2. Calcola il minimo per i primi cinque e infila il cartoncino nello scaffale. Consumo settimanale, settimane di attesa, più una di margine.
3. Metti una scatola vicino alla cassa e un promemoria fisso settimanale per svuotarla e ordinare. Sempre lo stesso giorno, altrimenti la scatola si riempie e basta.

Non serve un inventario e non serve contare: serve che il momento di ordinare si faccia vedere da solo, in un punto dove passi ogni giorno. Quindici articoli e un cartoncino sono un buon inizio.

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