ti pagano in ritardo? Come far partire i solleciti da soli e incassare 2 settimane prima

Un termoidraulico di Coriano mi ha fatto vedere lo scadenzario di giugno: sei fatture non incassate, quasi 11.000 euro, la più vecchia di novantadue giorni. Aveva sollecitato tutti, diceva. Poi ha aperto WhatsApp e abbiamo contato: due messaggi in tutto, mandati a due clienti diversi, e uno era rimasto scritto nella casella senza essere inviato.

Non era pigrizia. È che chiedere soldi a una persona con cui lavori è una cosa che si rimanda sempre a domani.

Il ritardo non nasce da chi non vuole pagare, nasce da chi non ricorda

Le fatture pagate in ritardo, nella grande maggioranza dei casi, sono fatture dimenticate. L'ufficio le mette in una pila, il titolare le vede a fine mese, quella sotto salta un giro. Nessuno ha deciso di non pagarti: nessuno si è ricordato di farlo.

Questo è il motivo per cui i promemoria funzionano più delle minacce. Non devi convincere nessuno: devi solo tornare in cima alla pila nel momento in cui qualcuno sta facendo i bonifici.

E c'è un secondo motivo, meno comodo da ammettere. Chi paga con calma paga per ultimo quello che protesta meno. Se tu non ti fai mai sentire e l'idraulico prima di te chiama ogni settimana, non stai facendo una bella figura: stai finanziando la sua attività con i tuoi soldi.

Tre messaggi che partono da soli, sempre negli stessi momenti

Il sistema che regge è fatto di tre messaggi e di una regola: partono tutti, per tutti, senza che tu decida ogni volta.

• Tre giorni prima della scadenza. Questo non è un sollecito, è un promemoria. "Buongiorno, le ricordo che la fattura 128 da 1.850 euro scade venerdì 12. Le allego di nuovo la copia, se le serve." È il messaggio che recupera più soldi di tutti, perché arriva quando l'altro può ancora pagare in orario.
• Il giorno dopo la scadenza. Corto e neutro. "Buongiorno, a oggi non risulta l'incasso della fattura 128, scaduta ieri. Se è già partito, mi scusi il disturbo e mi faccia sapere la data." Quel "se è già partito" toglie l'accusa e fa rispondere le persone.
• A quindici giorni di ritardo. Qui cambi tono: non più rigido, più preciso. Metti i giorni di ritardo, l'importo, e chiedi una data. "Mi serve sapere entro quando riesce, così organizzo i pagamenti ai miei fornitori." È una frase vera e nessuno può prendersela.

Dopo il terzo, non si mandano più messaggi: si telefona. I messaggi scritti che si ripetono all'infinito diventano rumore e tu passi per quello che scrive e non fa niente.

Come si imposta, anche se non hai un gestionale

Hai tre strade, dalla più semplice alla più solida.

Con il programma di fatturazione che usi già. Quasi tutti hanno una voce tipo "promemoria di pagamento" o "avvisi di scadenza" da attivare con una casella. Imposti i giorni (meno tre, più uno, più quindici) e scrivi i tre testi una volta sola. Da quel momento parte tutto senza di te.

Con un foglio di calcolo e il calendario. Una riga per fattura: cliente, numero, importo, data di scadenza, data di incasso. Ogni lunedì mattina apri il foglio, guardi chi è nelle tre finestre e mandi i messaggi con il copia-incolla. Dieci minuti a settimana.

Con un collegamento tra il programma e WhatsApp o la posta. È il passo in più: le fatture non pagate finiscono in una lista e i messaggi partono da soli sul canale dove il cliente risponde davvero. Costa qualche centinaio di euro da far impostare e ha senso se hai più di venti fatture aperte per volta.

Qualunque strada scegli, la parte che conta è che i messaggi partano senza che tu ci pensi. Se ogni volta devi decidere se mandarlo, tornerai a non mandarlo.

Quanto vale davvero anticipare gli incassi

Questi sono ordini di grandezza, non promesse: dipende da chi sono i tuoi clienti e da come pagano nel tuo settore.

Prendiamo un'attività che fattura 18.000 euro al mese con pagamento a 30 giorni, e che incassa nei fatti a 52 giorni di media. Con i tre promemoria attivi, la media scende in genere tra i 36 e i 42 giorni. Facciamo 38.

Quattordici giorni in meno su 18.000 euro al mese significano circa 8.400 euro che stanno sul tuo conto invece che su quello dei clienti. Non è un guadagno in più: è la stessa cifra che arriva prima. Ma è la differenza tra pagare i fornitori con i tuoi incassi e pagarli con l'anticipo della banca, che costa interessi ogni mese.

C'è anche un risparmio di tempo che nessuno conta. Le telefonate per i pagamenti, quelle fatte male e con il dispiacere addosso, portano via facilmente due ore al mese. E sono due ore pesanti, non due ore di lavoro normale.

Le tre cose che rovinano un sollecito

Il tono da ufficio legale al primo messaggio. "La invitiamo a provvedere entro e non oltre" al giorno uno di ritardo brucia un rapporto per 1.800 euro. Il tono duro serve, ma al terzo messaggio.

Il messaggio senza l'importo e senza il numero di fattura. Chi lo riceve deve cercare, e chi deve cercare rimanda. Metti sempre numero, importo, data di scadenza e allega la copia.

Il silenzio dopo il pagamento. Quando il bonifico arriva, un messaggio di due parole ("Arrivato, grazie mille") vale tanto quanto il sollecito: dice che tu controlli, e la volta dopo ti pagano prima.

In pratica, oggi

1. Scrivi l'elenco delle fatture non incassate con la data di scadenza. Un foglio, cinque minuti. Quasi sempre scopri che le più vecchie sono quelle a cui non hai mai scritto.
2. Prepara i tre testi e salvali come risposte pronte sul telefono. Meno tre giorni, più uno, più quindici. Scritti una volta, poi è copia-incolla con nome e importo.
3. Cerca nel tuo programma di fatturazione la voce dei promemoria e attivala. Se c'è, ci metti dieci minuti e da domani i messaggi partono da soli, anche nei giorni in cui sei sul cantiere.

Chiedere di essere pagati non è una cosa antipatica: è parte del lavoro, come emettere la fattura. Quando lo fa un sistema al posto tuo, sempre allo stesso modo e per tutti, smette anche di pesarti.

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