gli abbonamenti digitali che paghi e non usi: come fare pulizia in un'ora

Uno studio tecnico di Cattolica ha fatto il conto a gennaio, per curiosità. Pagavano diciannove servizi digitali al mese. Ne usavano davvero sei. Gli altri tredici erano prove gratuite diventate abbonamenti, programmi di un progetto finito nel 2023, due spazi cloud pieni di roba vecchia e un servizio di newsletter con zero invii da due anni.

Totale di quello che non usavano: 214 euro al mese. Due mila e cinquecento euro l'anno, andati via a dodici euro per volta senza che nessuno se ne accorgesse.

Il problema è che nessun singolo addebito fa male

Nessuno si accorge di 9,99 euro. È il punto debole di come funzionano questi servizi: l'addebito è piccolo, automatico, e arriva su una carta che guardi una volta al trimestre.

Poi succede il resto. Attivi una prova gratuita per un lavoro, la lasci scadere, si trasforma in abbonamento. Un collaboratore apre un account per un progetto e poi va via. Cambi programma per la contabilità ma il vecchio resta attivo "per sicurezza". Ognuna di queste cose è ragionevole. Insieme, dopo tre anni, diventano un secondo affitto piccolo.

L'altra ragione per cui non fai pulizia: hai paura di spegnere la cosa sbagliata. È una paura sensata, e si risolve con l'ordine in cui fai le cose.

Prima trovi tutto, senza decidere niente

Il primo passo è solo un elenco. Non si disdice nulla oggi.

Tre posti dove cercare, in quest'ordine:

• L'estratto conto della carta e del conto aziendale, dodici mesi indietro. Segna ogni addebito che si ripete: nome, importo, ogni quanto. Dodici mesi servono perché gli annuali si vedono una volta sola.
• La casella email. Cerca "rinnovo", "ricevuta", "fattura", "abbonamento", "subscription". Salteranno fuori cose che sulla carta appaiono con nomi incomprensibili.
• Gli abbonamenti dello smartphone. Sia su iPhone che su Android c'è una pagina con tutti gli abbonamenti attivi passati dallo store. Lì dentro si nasconde spesso qualche app pagata da un dipendente col telefono aziendale.

Metti tutto in una tabella con quattro colonne: nome, quanto costa al mese, chi lo usa, ultima volta che è stato aperto. La quarta colonna è quella che decide tutto, ed è anche l'unica che richiede un minimo di onestà.

Poi dividi in tre gruppi e tocchi solo il terzo

Adesso guarda l'elenco e metti ogni riga in uno di tre gruppi.

Tengo. Lo apri ogni settimana e se domani sparisse ti fermeresti. La posta elettronica, il programma delle fatture, il gestionale, lo spazio dove stanno i file di lavoro. Qui non si tocca niente, nemmeno per risparmiare dieci euro.

Da capire. Lo usi a volte, o non sei sicuro di chi lo usa. Questi non si disdicono oggi: si mettono da parte e si guardano tra un mese. Se in un mese nessuno lo apre, al giro successivo va nel terzo gruppo.

Spengo. Nessuno l'ha aperto negli ultimi tre mesi, o fa una cosa che un altro programma che hai già fa uguale. Qui c'è quasi sempre il doppione: due spazi cloud, due programmi per le note, tre modi diversi per firmare i documenti.

Prima di spegnere qualcosa del terzo gruppo, una regola sola e non negoziabile: scarica una copia di quello che c'è dentro. Elenco contatti, fatture, file, foto, testi. Dieci minuti per servizio. Molti servizi cancellano tutto dopo trenta o sessanta giorni dalla disdetta, e a quel punto non si recupera.

Un conto realistico su cosa torna in tasca

Ordini di grandezza, non promesse: dipende da quanto tempo hai accumulato roba e da quanto è digitale il tuo lavoro.

Un'attività piccola, due o tre persone, che usa il computer per fatture, email, social e un gestionale, in genere ha tra i dieci e i venti servizi attivi. Di questi, tra tre e sette non vengono più aperti. Se stanno tra gli 8 e i 25 euro al mese l'uno, il recupero sta tra i 40 e i 130 euro al mese.

Fa tra i 500 e i 1.500 euro l'anno, per un'ora di lavoro la prima volta e mezz'ora ogni sei mesi. Non cambia la vita a nessuno, ma è tra le cose meglio pagate che puoi fare in un pomeriggio di agosto.

E c'è un guadagno che non si vede nell'estratto conto: con sei programmi invece di diciannove, chi lavora con te sa dove stanno le cose.

Cosa non fare mentre fai pulizia

Tre errori che vedo spesso, e costano più di quello che fanno risparmiare:

• Disdire tutto in un pomeriggio di entusiasmo. Spegni cinque cose al giorno, non venti insieme, così se qualcosa serviva te ne accorgi subito e riattivi.
• Passare all'annuale su tutto per risparmiare. L'annuale ha senso solo su quello che usi da più di un anno ogni settimana. Sul resto ti lega proprio alle cose che vorresti poter chiudere.
• Lasciare gli account dei collaboratori che non ci sono più. Non è solo una questione di soldi: sono chiavi di casa in mano a gente che non lavora più con te. Vanno chiusi anche se costano zero.

In pratica, oggi

1. Scarica l'estratto conto degli ultimi dodici mesi e cerchia ogni addebito che si ripete. Bastano venti minuti e hai già l'ottanta per cento dell'elenco.
2. Cerca "rinnovo" e "ricevuta" nella tua email. Aggiungi all'elenco quello che non avevi visto sulla carta, con nome e importo.
3. Scegli le due voci più evidenti — quelle che nessuno apre da un anno — scarica i dati che contengono e disdici. Iniziare da due è meglio che pianificare venti.

Non è un lavoro da fare bene, è un lavoro da fare. Anche una pulizia fatta a metà ti restituisce qualche centinaio di euro l'anno e un po' di ordine.

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