stai pagando due volte per la stessa cosa: come stanare i doppioni software in mezz'ora

In uno studio tecnico di Cattolica, tre persone. Durante una chiacchierata è venuto fuori che pagavano Dropbox, Google Drive a pagamento e una terza cosa per condividere i file con i clienti. Nessuno aveva deciso di averne tre: il primo l'aveva attivato il titolare nel 2019, il secondo era arrivato con le email aziendali, il terzo l'aveva preso un collaboratore per un cantiere e poi era rimasto lì.

Totale: circa 41 euro al mese per fare una cosa sola. Quasi 500 euro l'anno.

I doppioni non li decide nessuno, si accumulano

Nessuno si sveglia e dice "paghiamo due programmi per la stessa cosa". Succede così: serve una cosa subito, la prima che trovi funziona, la attivi con la carta e vai avanti col lavoro. Sei mesi dopo nessuno ricorda che esiste, ma l'addebito parte comunque.

Poi si aggiungono tre cose che peggiorano il quadro:

• Gli addebiti piccoli non si notano. Nove euro al mese non li vedi sull'estratto conto, ma sono 108 euro l'anno.
• Molti programmi si allargano. Compri un gestionale per le fatture e dopo due anni fa anche la rubrica clienti e le email: ora hai un doppione con qualcosa che pagavi a parte.
• Chi ha attivato l'abbonamento a volte non lavora più con te, e la mail di conferma è finita in una casella che nessuno legge.

Il risultato tipico, in un'attività da 2 a 15 persone, sono tra i 150 e i 600 euro l'anno buttati. Non è una cifra che ti salva l'azienda, ma è una cifra che recuperi in mezz'ora una volta sola.

Mezz'ora, tre estratti conto e un foglio diviso in colonne

Il metodo è noioso e funziona. Ti serve:

1. Gli ultimi tre estratti conto della carta aziendale, in PDF.
2. Gli ultimi tre movimenti PayPal, se ce l'hai.
3. La casella email dove arrivano le ricevute: cerca le parole "rinnovo", "abbonamento", "ricevuta", "invoice".

Apri un foglio con quattro colonne: nome del programma, quanto costa al mese, a cosa serve, chi lo usa. Scrivi tutto, anche le cose da tre euro, anche quelle che pensi di usare. Ci metti venti minuti.

Poi guarda la colonna "a cosa serve" e riordina le righe mettendo vicine quelle che dicono la stessa cosa. I doppioni salteranno fuori da soli: non serve nessuna analisi, serve solo averli scritti uno sotto l'altro.

I quattro doppioni che salta fuori quasi sempre

Dopo aver fatto questo giro in decine di attività, sono quasi sempre questi:

• Lo spazio per i file. Dropbox, Google Drive, OneDrive, WeTransfer a pagamento. Ne basta uno. Spesso uno dei tre è già compreso nelle email che paghi.
• La rubrica clienti. Un gestionale che ce l'ha dentro, più un programma comprato a parte per seguire i clienti, più un foglio Excel che è quello che usate veramente.
• I preventivi e le fatture. Il programma del commercialista, più uno vostro per i preventivi, più le fatture fatte a mano con Word da chi non ha voglia di aprire il programma.
• Gli appuntamenti. Un calendario a pagamento per le prenotazioni online più il calendario di Google che usate per tutto il resto.

Aggiungici le due classiche: la casella email in più di una persona che non c'è più, e il programma di grafica pagato per un volantino di due anni fa.

Cosa disdire subito e cosa conviene lasciare dov'è

Non disdire tutto d'istinto: alcuni doppioni sono abbonamenti su cui poggiano anni di lavoro. Vale questo ordine:

Disdici senza pensarci quello che nessuno ha aperto negli ultimi sei mesi e che non contiene dati che ti servono. Caselle email di persone uscite, programmi di grafica dormienti, spazio file pieno di roba già scaricata.

Prima scarica, poi disdici quando dentro ci sono dati: clienti, fatture, documenti di cantiere, foto dei lavori. Scarica l'esportazione completa, mettila su un disco esterno, aspetta una settimana per essere sicuro di averla, poi disdici.

Lascia dov'è l'unica cosa su cui poggia il lavoro di tutti i giorni, anche se costa più delle altre. Se il gestionale delle fatture è usato ogni mattina, non è quello da toccare.

Scegli in base a chi lo usa, non a quanto costa. Il programma che il tuo team ha già imparato vale più dei cinque euro che risparmi passando a un altro. Un cambio mal fatto ti costa due settimane di confusione: più di quello che risparmi in un anno.

Il conto su un anno, con numeri onesti

Ordini di grandezza, non promesse: cambiano da attività ad attività.

Studio tecnico, tre persone. Tre programmi per i file: ne resta uno, risparmio 26 euro al mese. Due caselle email di ex collaboratori: 8 euro al mese. Un programma per i preventivi mai usato dopo il primo mese: 19 euro al mese. Totale 53 euro al mese, circa 640 euro l'anno, per mezz'ora di lavoro una volta sola.

C'è anche un secondo guadagno che non si vede sull'estratto conto: i documenti stanno in un posto solo. Nessuno cerca più un file in tre cartelle diverse. Se ti capita due volte a settimana e ci perdi cinque minuti, sono altre otto ore l'anno che ti tornano.

In pratica, oggi

1. Scarica gli ultimi tre estratti conto della carta aziendale e cerchia ogni addebito che si ripete. Non saltare quelli sotto i dieci euro: sono i doppioni più vecchi.
2. Fai la lista su un foglio con quattro colonne: nome, costo, a cosa serve, chi lo usa. Metti vicine le righe che dicono la stessa cosa.
3. Decidi una persona sola che da domani autorizza i nuovi abbonamenti. Senza questa regola, tra un anno sei di nuovo al punto di partenza.

Non è un lavoro che si fa una volta e basta, ma quasi: mezz'ora a gennaio e mezz'ora a luglio bastano a tenere pulita la lista. Sono i soldi più facili da recuperare in tutta l'azienda, perché non devi vendere niente a nessuno.

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